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6.2.7■Kann ich die SharePoint-Aufgaben in Outlook integrieren?
Vergleichbar mit einem SharePoint­Kalender so können auch die Aufgaben einer Share­
Point­Aufgabenliste in MS Outlook integriert werden. Dies hat den Vorteil, dass ein Benut­
zer beispielsweise innerhalb der Outlook­Oberläche Zugrif auf entsprechende Aufgaben­
listen aus Microsot SharePoint Server 2013 hat.
HINWEIS: Voraussetzung zur Nutzung der nachfolgend beschriebenen Möglich-
keiten der optimalen Outlook-Integration ist wenigstens die Version Microsot
Outlook 2007 (besser: 2010/2013). Unter Microsot Outlook 2003 ist eine
Outlook-Integration zwar ebenfalls möglich, allerdings können in Outlook keine
Änderungen vorgenommen werden, die dann in die SharePoint-Liste zurück
übertragen werden.
1. Nach Anwahl der entsprechenden Aufgabenliste in der SharePoint­Umgebung muss im
Menübereich Listentools  – LISTE der Punkt Mit Outlook synchronisieren angewählt werden.
2. Nach Bestätigung der nachfolgenden Sicherheitsabfrage erscheint ein Abfragefenster,
mit dem festgelegt werden muss, ob die Integration erfolgen soll. Mit Anwahl der Option
Vorgänge synchronisieren kann an dieser Stelle eine sehr hohe Integration zwischen
SharePoint und Exchange erzielt werden. So werden damit nicht nur die Aufgaben von
SharePoint nach Outlook transferiert, sondern umgekehrt können auch die Outlook­Auf­
gaben in SharePoint (als Newsfeed) angezeigt werden.
3. Mit den Möglichkeiten des nachfolgenden Dialogfensters kann an dieser Stelle beispiels­
weise noch der Name der Aufgabenliste innerhalb von Outlook angepasst werden.
4. Nach der Bestätigung zur Outlook­Integration wird in der Outlook­Installation ein neuer
Eintrag für die Aufgabenliste angelegt, der exakt dem Inhalt der SharePoint­Liste ent­
spricht.
Sobald die Aufgabenliste auf die beschriebene Art und Weise in Outlook integriert wurde,
kann sie dort wie jeder andere Aufgabenbereich bearbeitet werden (ab Outlook 2007!). So
können dort neue Aufgaben eingetragen oder auch bestehende Aufgaben geändert werden.
Die Änderungen werden dabei automatisch in die SharePoint­Umgebung übertragen und
stehen dort den anderen Anwendern sofort zur Verfügung.
PRAXISTIPP: Um die Outlook-Integration einer SharePoint-Aufgabenliste auf-
zuheben, braucht der entsprechende Bereich dort lediglich aus der Darstellung
entfernt zu werden (rechte Maustaste auf Name und dann die Option Ordner
löschen anwählen). Damit wird der Aufgabenbereich in der Outlook-Darstellung
entfernt, ohne diesen in der SharePoint-Umgebung zu löschen.
 
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