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10.4.3■Welche Informationsverwaltungsrichtlinien
stehen zur Verfügung?
Es gibt unter Microsot SharePoint Server 2013 Informationsverwaltungsrichtlinien, die
standardmäßig zur Verfügung stehen und deren Name und Funktion nachfolgend aufge­
führt sind:
Aufbewahrung
Mit dieser Informationsverwaltungsrichtlinie wird die Lebens­ bzw. Aufbewahrungs­
dauer eines Dokuments festgelegt. So kann damit bestimmt werden, was mit einem Doku­
ment bei Erreichen des deinierten Enddatums passieren soll. Hier kann dann beispiels­
weise eine Aktion wie Endgültig löschen zugewiesen oder auch ein bestimmter Worklow
(z. B. Dispositionsgenehmigung ) gestartet werden.
Barcodes
Die Option Barcodes als Informationsverwaltungsrichtlinie ermöglicht die Zuweisung
eines Barcodes zu den Dokumenten der Bibliothek. Auf diese Art und Weise wird die
eindeutige Zuordnung von Papier­ und elektronischem Dokument gewährleistet.
Der standardmäßig bei Microsot SharePoint Server 2013 verwendete Barcode
ist Code 39 .
Bezeichnungen
Die Informationsverwaltungsrichtlinie Bezeichnungen ermöglicht die Zuweisung eines
festen oder variablen „Stempels“ für die Dokumente einer Bibliothek. Um für die einzel­
nen Elemente unterschiedliche Bezeichner zu verwenden, müssen entsprechende Varia­
blen und Formeln genutzt werden. Die Bezeichnung selber wird dann in das entspre­
chende Element eingebettet.
Überwachung
Mit der Richtlinie Überwachung können nahezu sämtliche mit einem Dokument oder
einem Listeneintrag vorgenommenen Änderungen protokolliert werden. So kann damit
die Bearbeitung der Elemente ebenso protokolliert werden wie das Bearbeiten, Löschen
oder Wiederherstellen entsprechender Elemente (siehe Bild 10.17).
Bild 10.17■ Optionen einer Überwachungsrichtlinie
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