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PRAXISTIPP: Um einen Bericht oder ein Protokoll der durchgeführten
Aktivitäten abzurufen, muss auf der Ebene der Websitesammlung nach
Anwahl des Punktes Websiteeinstellungen aus dem Einstellungen -Menü der
Punkt Überwachungsprotokollberichte angewählt werden (unter Website-
sammlungsverwaltung ).
Die vorangehend aufgeführten Möglichkeiten der Verwendung von Informa-
tionsverwaltungsrichtlinien stehen unter Microsot SharePoint Server 2013
in der gleichen Form auch für Listen zur Verfügung.
10.4.4■Wie wird eine Informationsverwaltungsrichtlinie deiniert?
Informationsverwaltungsrichtlinien können sowohl für Bibliotheken als auch für Share­
Point­Listen festgelegt werden. Die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich auf die Fest­
legung eines Ablaufdatums für Dokumente einer bestimmten Bibliothek, die bei Erreichen
des Enddatums gelöscht werden sollen, indem eine entsprechende Aufbewahrungsricht­
linie deiniert wird.
1. Nach Anwahl der entsprechenden Dokumentbibliothek wählen Sie zunächst im Menü­
bereich BIBLIOTHEK (unter Bibliothekstools ) bei der Option Einstellungen den Punkt Bib-
liothekeinstellungen an.
2. Aus den verfügbaren Optionen muss als Nächstes der Punkt Einstellungen für die Infor-
mationsverwaltungsrichtlinie angewählt werden.
3. Je nach gewähltem Bibliothekstyp stehen unterschiedliche Inhaltstypen zur Verfügung,
von denen dann der gewünschte durch Anklicken ausgewählt werden muss (z. B. Doku-
ment ).
4. Im nachfolgenden Dialogfenster müssen als Nächstes eine Beschreibung der Richtlinie
und eine Anweisung für die Anwender ( Richtlinienanweisung ) angegeben werden.
5. Zur Festlegung eines Ablaufdatums für die Dokumente der gewählten Bibliothek muss
anschließend die Option Aufbewahrung aktivieren durch Anklicken angewählt werden.
6. Mit Anklicken des Links Aufbewahrungsphase hinzufügen wird ein weiteres Dialogfens­
ter aufgerufen, in dem der gewünschte Zeitraum deiniert werden kann, wobei beim
Datum zwischen Erstellungs­ und letztem Änderungsdatum unterschieden werden kann.
7. Zusätzlich muss die Aktion festgelegt werden, die beim Erreichen des Ablaufdatums
durchgeführt werden soll (hier: Endgültig löschen ); alternativ können Sie beispielsweise
auch einen Worklow zuweisen, der bei Zielerreichung ausgeführt wird (siehe Bild
10.18).
8. Mit der Bestätigung der Angaben mit OK wird der Zeitrahmen zugewiesen.
9. Bleibt abschließend noch die erneute Bestätigung im Konigurationsfenster mit OK , um
die deinierte Richtlinie unmittelbar auf die Elemente der gewählten Bibliothek anzu­
wenden.
 
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