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saisir des informations qui seront finalement inutiles. Il s’agit de
trouver le juste milieu entre le « trop » et le « trop peu ».
Deuxième principe : structurer le tableau
Une fois que l’objectif est formalisé, il convient de définir précisé-
ment les colonnes du tableau de données (en gestion de bases de
données, on parle de champs). En effet, dans un tableau de don-
nées, chaque colonne contient un type de données. Dans notre
exemple, il y aura une colonne pour le nom, une pour le prénom…
Chaque individu sera représenté par une ligne de la liste (en
gestion de bases de données, on parle d’enregistrement). Pour
une meilleure lisibilité de la liste, la première ligne doit contenir le
nom de chaque donnée.
Excel vous autorise à saisir, dans une même colonne, des infor-
mations de nature différente (nombre, texte, date…), mais il est
préférable, pour faire des traitements systématiques, de n’autori-
ser qu’un type de données par colonne.
Troisième principe : aider l’utilisateur
Une fois les données à saisir déterminées, il reste à construire le
tableau sur la feuille de calcul. La première ligne doit contenir les
noms des données (ou étiquettes de colonnes). C’est le minimum
pour que l’utilisateur, qui peut être différent du concepteur, s’y
retrouve. Ces noms (ou étiquettes) doivent être à la fois concis et
évocateurs. Concis car autrement, ils nuiront à la lisibilité, et
évocateurs car il ne doit pas exister d’ambiguïté pour l’utilisateur.
Saisie des étiquettes de colonnes
Afin de permettre une utilisation optimale des fonctions de tri et
d’analyse, il est préférable de saisir les étiquettes de colonnes sur une
seule ligne. Si vous avez besoin d’étiquettes dont le texte s’étend sur
plusieurs lignes, renvoyez le texte à la ligne dans la cellule.
Il est également utile de les mettre en forme de façon différente des
données (en gras, avec un fond d’une autre couleur…).
Malheureusement, personne n’est à l’abri d’une erreur de saisie.
Le concepteur d’un tableau de données dispose d’au moins deux
outils pour aider l’utilisateur :
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