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1.2.4 Excel als Controlling-Tool
Hier einige Tipps aus der Praxis, wie Excel gewinnbringend im Con-
trolling eingesetzt wird:
1.
Trennen Sie Datenhaltung und Datenanalyse strikt. Nutzen Sie
vorhandene Datenbanken oder ERP-Systeme oder erstellen Sie
relationale Datenbanken mit Verknüpfungen auf diese. Excel
sollte selbst niemals zur Erfassung oder Speicherung von Daten
verwendet werden.
2.
Automatisieren Sie den Datentransfer zwischen Ihren Vorsyste-
men und Excel. Lassen Sie SAP-Berichte erstellen, die weniger
Kalkulationsaufwand erfordern, richten Sie BW- oder BI-Abfra-
gen ein, die Daten automatisch aus der Datenbank ziehen (BW =
Business Warehouse, BI = Business Intelligence).
3.
Versuchen Sie, Ihre Datenanalysen mit den »Bordmitteln« von
Excel zu lösen, vermeiden Sie Makros, solange es geht. Tabellen-
kalkulation ist erlernbar und erfordert nur Fleiß und die Fähig-
keit, logisch zu denken. Makros sind eine weitere Benutzerebene,
die fundiertes Wissen über Programmierung, Algorithmen und
Ablaufsteuerung erfordert.
4.
Können statt Kennen: Das Wissensniveau der Excel-Anwender
ist grundsätzlich zu schwach für die Bewältigung der Standard-
aufgaben im Controlling. Die Pareto-Regel gilt besonders im
Excel-Umfeld: 80% der Anwender nutzen 20% der Möglichkei-
ten, und für 20% Effizienz werden 80% der Ressourcen ver-
braucht. Wer nur wenige Funktionen des Programms kennt,
wird umständlich und zeitaufwändig arbeiten und schlechte,
ineffiziente Lösungen produzieren. Lassen Sie sich und Ihr Team
schulen, veranstalten Sie Spezial-Workshops, stellen Sie gute
Literatur bereit.
5.
Makroprogrammierung ist nur dann eine nützliche Komponente
bei der Erstellung von Controlling-Lösungen, wenn sie von
Anfang an von programmiererfahrenen Anwendern für die
Automatisierung von Prozessen und für den Benutzerdialog ver-
wendet wird. Auf keinen Fall sollte versucht werden, bestehende
Excel-Lösungen mit Makro zu »retten« oder aufzuwerten. Eine
Neustrukturierung, beginnend mit Datenflussplänen und Pro-
grammablaufplänen, ist in jedem Fall vorzuziehen.
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