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4.2.4 Personal
Sind viele Tabellen (Datenpools) im Unternehmen vorhanden, wird
die Datenauswertung mit Excel immer aufwändiger und fehlerträch-
tiger und ein automatisiertes System für Personalkennzahlen lässt
sich nur mit VBA-Makro-Unterstützung realisieren. Die Alternative
ist eine Access-Datenbank, die weitgehend ohne Programmierung
auskommt, vorausgesetzt, der Anwender beherrscht die Datenbank-
modellierung, die wichtigsten Normalisierungsregeln und die Abfra-
getechnik.
Excel-Praxis: Personalinformationssystem mit ODBC und Access
Mit Excel ein Personalinformationssystem aufzubauen, das nicht nur
Bestandsdaten auswertet sondern auch Änderungen und Neuaufnah-
men automatisch berücksichtigt, erfordert viele Verknüpfungen und
Formelkonstrukte. Excel ist zwar für die Auswertung von Listen bes-
tens gerüstet, AutoFilter, Spezialfilter, Teilergebnis- und Datenbank-
funktionen und die PivotTable/PivotChart-Berichte erfordern wenige
Handgriffe, um bestehende Daten auszuwerten. Ändert sich der
Datenbestand, kommen neue Mitarbeiter oder Mitarbeiterdaten
(Eintritte, Austritte, Fehlzeiten, Änderungen der Gehaltsstruktur
usw.) hinzu, werden Excel-Verknüpfungen schnell unüberschaubar.
Die Lösung liegt in der Kombination aus Excel und Access: Das
Datenbankprogramm sorgt für die Datenhaltung und für die Ver-
knüpfung der Datenpools und stellt Abfragen mit Berechnungen zur
Verfügung, die Änderungen automatisch integrieren. Excel ist der
»Client«, der Access-Daten abholt und für das Personalreporting
und Präsentationen aufbereitet.
Das wichtigste Werkzeug ist ODBC (open database connectivity), die
Schnittstelle zwischen Excel und externen Datenbanksystemen. Mit
ODBC werden dynamische Verknüpfungen aufgebaut, die das Kopie-
ren von Daten überflüssig machen. Viele ERP-Systeme sind ODBC-
fähig, in der Praxis haben aber die wenigsten Mitarbeiter die Rechte
für ODBC-Zugriffe (Beschreibung ODBC siehe Kapitel 2.1.11).
Der Datenfluss
Das Organigramm zeigt den Datenfluss der Musterlösung: Die Daten
werden aus dem Personalinformations- oder -abrechnungssystem in
XLS-Dateien exportiert oder per VBA-Makro ausgelesen. Eine
Access-Datenbank enthält Verknüpfungen auf diese XLS-Daten oder
direkte ODBC-Verbindungen zum Host. Mit ODBC werden die in
der Datenbank verknüpften und berechneten Daten dynamisch von
Access nach Excel transferiert und dort ausgewertet.
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