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4.2.5 Projekt
Projektberichtswesen
Die einzelnen Projektcontrolling-Parameter gehen in die Projektbe-
richterstattung bzw. das Projektberichtswesen ein. Zur Vermeidung
der Verteilung überflüssiger Informationen müssen zu Projektbeginn
in einer Kommunikationsmatrix
>> Berichtsempfänger (z. B. Lenkungsausschussmitglieder, Projekt-
leiter, Teilprojektleiter),
>> Berichtswege (z. B. von Teilprojektleiter an Projektleiter),
>> Berichtsstichtage (z. B. dritter Arbeitstag des Folgemonats für
den abgelaufenen Monat),
>> Berichtszeiträume (z. B. Monat) und
>> Berichtsart (z. B. Statusbericht der Teilprojekte)
festgelegt werden.
Vor allem bei einer Berichterstattung in schriftlicher Form sind die
Berichtsinhalte mit den Berichtsempfängern abzustimmen. Geklärt
werden müssen insbesondere
>> Umfang (z. B. maximale Seitenanzahl),
>> Detaillierungsgrad (z. B. Termin-, Aufwands-, Kosten- und Sach-
fortschrittsinformationen auf Ebene der Arbeitspakete oder Teil-
projekte),
>> Standardisierungsgrad (z. B. hoch, d. h. wenig Freitextmöglich-
keiten),
>> Layout (einschließlich Verwendung grafischer Elemente wie
Ampeln, Diagramme, Datentabellen, verbale Erläuterungen) und
>> Kommunikationsmittel (z. B. schriftlich, per E-Mail, mündlich).
Projektberichte können z. B. sein:
>> Plan-Ist-Vergleiche (einschließlich Forecast und Trendanalysen)
für Termin, Aufwand und Kosten
>> Statusberichte mit Aussagen zum Sachfortschritt
>> Qualitäts- und Risikoberichte
>> Auslastungsberichte
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