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Kapitel 5 – Berichtswesen (Reporting) und Präsentation
Im Einzelfall kann eine Ergänzung um individuelle Berichte zur
Abbildung von Besonderheiten der jeweiligen Unternehmensbereiche
erfolgen.
Unterschieden werden die Berichtstypen :
1. Standardberichte
Es handelt sich um regelmäßig wiederkehrende Monats-, Quartals-
und Jahresberichte, die auf einem vorher ermittelten Informations-
bedarf basieren; deren Inhalt und Erscheinungstermine sind festge-
legt.
2. Ausnahme- bzw. Abweichungsberichte
Sie werden bei Überschreitung vorher festgelegter Toleranzgrenzen
(absolut oder prozentual) erstellt; der Empfänger erhält nur in Aus-
nahmefällen Informationen; sie sollten zwingend Handlungsemp-
fehlungen beinhalten und Gegensteuerungsmaßnahmen auslösen;
die Häufigkeit der Berichtserstellung orientiert sich an den Abwei-
chungen, d.h., sie erscheinen unregelmäßig.
3. Bedarfsberichte bzw. Ad-hoc-Berichte
Es handelt sich um individuell und spontan angeforderte Berichte,
deren Anzahl gering zu halten ist; die potenziellen Empfänger soll-
ten identifiziert und der Kreis möglichst gering gehalten werden; die
technische Realisierung erfolgt u. a. über individuelle Berichtsabfra-
gen, die meist nur von einem eingeschränkten Benutzerkreis (z. B.
Controller) durchgeführt werden sollten.
Die Dokumentation der erarbeiteten Berichtvorlagen erfolgt mittels
sog. Berichtssteckbriefe . Der Aufbau des Berichtssteckbriefs zeigt fol-
gendes Bild:
Berichtssteckbrief
Bericht XYZ
Berichtsempfänger
Angaben über den Berichtsempfänger
Berichtersteller
Angaben über den Berichtersteller
Berichtszweck
Beschreibung der Zielsetzung des Berichts
Berichtsklassifikation
Berichtstyp (Standard, Ausnahme, Bedarf)
Berichtsart (Kostenstellen-, Kostenträger-, Profit Center-,
Vergleichsbericht)
Berichtsinhalte
Kurze Beschreibung der Zeilen, Spalten, zeitlicher Bezug,
Daten, Aggregation (Anlage: beispielhafte Darstellung)
Berichtsfrequenz
Angaben zu Zeitangaben der Berichtserstellung
Tabelle 5.1: Berichtssteckbrief
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