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dann, wenn es sich eventuell um eine unangenehme Tätigkeit handelt und Sie sich gerne
ablenken lassen würden. Lassen Sie sich nicht von Outlook beherrschen, sondern beherr-
schen Sie Outlook und bestimmen selbst, wann Sie antworten.
Berücksichtigen Sie dabei in einem Unternehmen die Richtlinien, in denen festgelegt ist, bis
wann E-Mails beantwortet werden müssen. Versuchen Sie nicht gleiche jede E-Mail reflex-
artig zu beantworten oder aus Neugier zu Outlook zu wechseln.
In Zeiten der ansteigenden Kommunikation über E-Mails ist es effizienter, nicht immer
sofort antworten zu wollen, sondern sich genau zu überlegen, wem Sie wann antworten
und zu welchem Zeitpunkt Sie E-Mails abrufen. Nehmen Sie sich Zeit für die E-Mail-Kom-
munikation und Ihre eigentliche Arbeit. Versuchen Sie nicht beides gleichzeitig zu erledi-
gen. Drängeln Sie bestimmte Absender, weisen Sie diese darauf hin, bei dringenden Ange-
legenheiten anzurufen und sich bei E-Mails etwas zu gedulden. Niemand erwartet
ernsthaft, bereits nach wenigen Minuten eine Antwort zu erhalten.
Wenn Sie selbst nicht antworten wollen oder können, besteht in Outlook die Möglichkeit,
über Stellvertreter und die Delegation von Rechten auch anderen Anwendern Zugriff auf
Ihr Postfach zu geben. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie mal krank sind oder anderweitig
nicht arbeiten können. Wenn Sie nicht erreichbar sind, aktivieren Sie den Abwesenheits-
Assistenten (siehe Kapitel 5).
Neben der Möglichkeit, sich über E-Mails benachrichtigen zu lassen und diese Benach-
richtigung zu deaktivieren, können Sie auch den Empfang generell über die Registerkarte
SENDEN/EMPFANGEN steuern:
1. Wechseln Sie in Outlook zur Registerkarte SENDEN/EMPFANGEN .
2. Klicken Sie auf Senden-Empfangen-Gruppen .
3. Wählen Sie im Dropdownmenü den Befehl Senden-Empfangen-Gruppen definieren .
4. Deaktivieren Sie die Option Automatische Übermittlung alle x Minuten . Diese Einstel-
lung funktioniert aber nur bei der Anbindung per POP3 oder IMAP.
5. Arbeiten Sie mit Exchange/Office 365, haben Sie diese Möglichkeit nicht. Hier können
Sie über die Registerkarte SENDEN/EMPFANGEN den Offlinemodus aktivieren.
Solange Sie sich im Offlinemodus befinden, verschickt Outlook E-Mails erst dann,
wenn Sie die Übertragung manuell starten. Entweder drücken Sie dazu die  -Taste
oder klicken in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol Alle Ordner sen-
den/empfangen .
Erhalten Sie viele E-Mails, besteht auch die Möglichkeit, diese in mehreren Schritten auf
Basis der Wichtigkeit oder des Eintreffens abzuarbeiten. Nehmen Sie sich feste Zeiten vor
und verlassen Sie Outlook nach dieser Zeit wieder. Die restlichen E-Mails bearbeiten Sie
bei der nächsten Arbeit mit Outlook. Planen Sie Ihren Arbeitstag und legen Sie fest, wann
es Ihnen am besten passt, auf E-Mails zu antworten.
Unter Umständen kann die Bearbeitung von E-Mails auch zeitnah erfolgen. E-Mails, die
Sie sowieso gleich löschen wollen, halten normalerweise nicht von der Arbeit ab. Auch
E-Mails, die nur eine sehr schnelle Antwort erfordern, können Sie gleich beantworten.
 
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