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In Depth Information
dann zu E-Mail-Fluten führt. Auch zu lange Texte sind nicht geeignet, da viele Empfänger
diese nur überfliegen oder gar nicht erst lesen.
Lesen Sie sich E-Mails vor dem Absenden noch mal durch. Achten Sie darauf,
wie Empfänger den Text verstehen und ob Sie alle Informationen übermitteln. Schreiben Sie
nicht zu viel Text noch zu wenig Text.
Achten Sie darauf, nicht unhöflich zu formulieren, und stellen Sie sicher, dass Anweisungen
und Informationen eindeutig sind, auch für die Empfänger, nicht nur für Sie. Bei komplexen
Themen sind Besprechungsanfragen mit anschließendem Termin unter Umständen besser
geeignet als eine lange E-Mail-Kette.
Schreiben Sie keine E-Mails, wenn Sie sich über etwas aufregen, sondern bleiben Sie sach-
lich. Überlegen Sie, ob der Text in der Schärfe, Formatierung und Antwort akzeptabel ist.
TIPP
Schreiben Sie als Abschluss zu E-Mails nicht immer die gleiche Formel oder gar Signatur,
da das oft einen unpersönlichen Eindruck hinterlässt. Schreiben Sie eine persönliche
Grußformel, seien Sie höflich und lassen Sie den Empfänger merken, dass er Ihnen wichtig
ist. Dann wird er auch die übermittelte Information als wichtig erachten. Achten Sie
darauf, nicht zu viele Rechtschreib- oder Tippfehler zu machen und nutzen Sie die Recht-
schreibkorrektur von Outlook (siehe Kapitel 5).
TIPP
Achten Sie beim Betreff einer E-Mail darauf, dass Empfänger etwas damit
anfangen können und dieser nicht zu allgemein ist. Vermeiden Sie leere Betreffzeilen oder
unpassende Beschreibungen der E-Mail. Nutzen Sie auch die Dringend -Kennzeichnung von
Outlook mit Bedacht und auch nur für wirklich wichtige E-Mails (siehe Kapitel 5).
Zugemüllter Posteingang
Obwohl Outlook mit Datendateien, Exchange-Postfächern und IMAP-Ordnern verschie-
dene Möglichkeit zur Verfügung stellt, um E-Mails zu speichern (mit Regeln und Quick-
Steps sogar automatisiert, siehe Kapitel 3 und 4), belassen viele Anwender alle E-Mails im
Posteingang und verlieren dadurch irgendwann den Überblick.
Belassen Sie nur die aktuellsten und wichtigen E-Mails, die Sie noch bearbei-
ten müssen, im Posteingang. Legen Sie alle anderen E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen,
in Unterordner ab, damit der Posteingang leer bleibt.
Schließlich lassen Sie Ihre echte Post auch nicht im Briefkasten. Kennzeichnen Sie E-Mails,
bei denen Sie eine Aufgabe erledigen müssen, mit einer Nachverfolgung oder Kategorie
(siehe Kapitel 4). Erstellen Sie QuickSteps für häufige Aufgaben, um das Aufräumen zu ver-
einfachen (siehe Kapitel 4). Nutzen Sie die neuen Aufräum-Funktionen von Outlook und
archivieren Sie regelmäßig.
TIPP
 
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