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Anfrage im Posteingang nicht gesehen haben. Outlook sendet aber keine Antwort an den
Besprechungsorganisator. Hierzu müssen Sie die Anfrage annehmen, mit Vorbehalt anneh-
men oder absagen.
Generell sollten Sie alle Besprechungsanfragen, die Sie erhalten, beantworten. Ob Sie teil-
nehmen wollen oder nicht, spielt dabei keine Rolle. Outlook bietet alle Möglichkeiten zu
reagieren. Löschen Sie Anfragen einfach, weiß der Organisator nicht, ob Sie teilnehmen
oder nicht. Daher ist eine Reaktion immer sinnvoll. Löschen Sie Besprechungsanfragen auf
keinen Fall sofort, da dies einer der häufigsten Gründe dafür ist, dass Besprechungen ver-
gessen werden.
Sie müssen zum Beantworten von Besprechungsanfragen kein neues Fenster öffnen, son-
dern können bereits im Lesebereich der E-Mails alle wichtigen Informationen einsehen
und Aktionen vornehmen. Im oberen Bereich stehen Ihnen verschiedene Schaltflächen zur
Verfügung:
Zusagen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wählen Sie aus, ob Sie in der Antwort
zum Organisator noch einen Text schreiben, die Zusage ohne Bearbeitung zusenden
oder überhaupt keine Antwort senden, sondern den Termin nur in den Kalender ein-
tragen wollen. Outlook löscht außerdem die Besprechungsanfrage, nimmt die Infor-
mationen im Text aber im Termin mit auf. Enthält die Besprechungsanfrage eine Datei-
anlage, nimmt Outlook diese ebenfalls im Termin mit auf. Der Organisator erhält die
Bestätigungs-E-Mail, wenn Sie das Senden nicht unterdrückt haben.
Mit Vorbehalt Sagen Sie eine Besprechung mit Vorbehalt zu, trägt Outlook diese im
Kalender ein und der Organisator erhält eine entsprechende Information. Der Termin
ist im Kalender anders formatiert als fest zugesagte Termine.
Ablehnen Lehnen Sie einen Termin ab, verschwindet auch die vorläufige Anzeige im
Kalender und der Organisator erhält eine Absage. Outlook löscht auch hier die Anfrage
aus dem Posteingang, und Sie müssen sich mit der Anfrage nicht weiter beschäftigen.
Andere Zeit vorschlagen Klicken Sie auf diese Option, wählen Sie zwei verschiedene
Varianten aus:
Mit Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen Wählen Sie diese Option aus, trägt
Outlook den Termin in den Kalender mit Vorbehalt ein und schlägt gleichzeitig einen
anderen Termin für die Besprechung vor. Dazu öffnet sich der Terminplanungs-Assis-
tent und Sie erkennen im Kalender, wann die einzelnen Teilnehmer. In diesem Fenster
können Sie keine weiteren Teilnehmer einladen, sondern erhalten lediglich eine Infor-
mation, wann die geplanten Teilnehmer überhaupt verfügbar sind.
Ablehnen und andere Zeit vorschlagen Wählen Sie diese Option aus, lehnen Sie
den Termin ab, genauso wie bei der normalen Absage. Zusätzlich können Sie eine
andere Zeit vorschlagen.
Kalender Klicken Sie auf diese Schaltfläche in einer Besprechungsanfrage, öffnet sich
ein neues Fenster mit der Tagesansicht desjenigen Tages, an dem die Besprechung statt-
finden soll.
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