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Arbeiten Sie mit Outlook auf zwei Computern, löschen Sie die Besprechungs-
anfrage nicht aus dem Posteingang auf dem anderen Computer. Das Löschen einer Anfrage
auf dem einen Computer kann den Termin löschen. Sagen Sie in diesem Fall die Bespre-
chung noch mal zu.
TIPP
Haben Sie Stellvertreter hinterlegt (siehe Kapitel 16), sehen Sie in der Kopfzeile der Bespre-
chungsanfrage, ob ein Stellvertreter für Sie bereits zugesagt oder abgesagt hat. Stellvertre-
ter wiederum können dann direkt in Outlook oder Outlook Web App die Besprechung
zusagen oder ablehnen.
Wenn andere Anwender als Stellvertretungen auf Ihren Kalender zugreifen, deaktivieren
Sie das automatische Annehmen von Besprechungsanfragen in den Outlook-Optionen.
Bei Stellvertretungen kommt es sonst schnell zu Problemen, da die Anfrage an mehrere
Empfänger geht.
Kalenderautomatik
Ab Exchange Server 2010 bietet Exchange im Bereich der Kalenderverwaltung viele Ver-
besserungen. Administratoren können für Postfächer und Ressourcen automatische Ein-
stellungen vorgeben oder defekte Einträge reparieren.
In den Einstellungen von Benutzerkonten können Administratoren Konfigurationen vor-
nehmen, mit denen sich Besprechungsanfragen automatisieren lassen. Im Zusammenspiel
mit Windows Phone 8 lassen sich auf diesem Weg auch Termine optimal und automati-
siert verwalten. Exchange nimmt mit dieser Funktion Benutzern und Administratoren
einiges an Arbeit ab.
Besprechungsanfragen automatisieren
In den Eigenschaften von Empfängern in der Exchange-Verwaltungskonsole steht die
Registerkarte Kalendereinstellungen zur Verfügung. Auf dieser passen Sie Einstellungen für
den Kalender eines Postfachs an. Diese Kalenderautomatik verarbeitet automatisch an das
Postfach eingehende Besprechungsanfragen, ohne dass Benutzer dazu etwas tun müssen.
Besprechungen lassen sich auf diesem Weg automatisch als Mit Vorbehalt in den Kalender
eintragen. Standardmäßig ist die Kalenderautomatik deaktiviert. Wollen Sie diese nutzen,
müssen Sie diese für die einzelnen Benutzer aktivieren. Nach der Aktivierung legen Sie
fest, wie sich das Postfach des Benutzers zukünftig bei Besprechungsanfragen verhalten
soll.
 
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