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15.2.2 Aus anderen Quellen
Abbildung 15.14
Von Access nach Excel über
Exportoptionen
» Vom Datenverbindungsassistenten : Benutzen Sie
diesen Assistenten, wenn Sie Schritt für Schritt durch
den Prozess der Verbindungsaufnahme mit einer
Remotedatenquelle geführt werden wollen. Der
Assistent bietet alle verfügbaren Treiber an, und leitet
Sie mit Abfragen zu den einzelnen Aufgaben.
4. Geben Sie an, wohin die Datei geschrieben werden
soll, und wählen Sie das Dateiformat. In den
Exportoptionen bestimmen Sie, ob Sie Formatierungen und
Layout aus der Access-Tabelle übernehmen und die
neue Datei gleich öffnen wollen.
5. In der letzten Abfrage können Sie die Exportschritte
speichern und – falls Outlook installiert fist – eine
Abfrage in Outlook anlegen, die diese Aufgabe in
zeitgesteuerten Intervallen erledigt.
15.3 MS Query-Abfragen
Eine Abfrage fist – sobald erstellt – eine permanente
Verbindung zwischen den beiden Programmen, die immer
wieder die neuesten Daten aus der Datenbank liefert.
6. Die dritte Exportoption fist nur aktivierbar, wenn Sie
die Tabelle geöffnet und Datensätze markiert
hatten. In diesem Fall können auch einzelne Sätze
exportiert werden.
Mit einer Abfrage können Sie aus großen
Datenmengen in Datenbanken Daten nach Excel exportieren,
analysieren, weiterberechnen und für Reporting oder
Präsentationen aufbereiten. Sie könnten z.B. nach
allen Verkäufern fragen, die einen bestimmten Umsatz
vorzuweisen haben, nach Kunden, die im PLZ-Gebiet
XY wohnen, oder nach allen Rechnungsposten, die noch
nicht bezahlt sind. Da in einem integrierten
Datenverbund (Data Warehouse) häufig die benötigten Daten
aus den unterschiedlichsten Quellen kommen, muss die
Abfrageschnittstelle in der Lage sein, Datenquellen zu
bestimmen und verschiedene Datenbankformate zu
akzeptieren, unabhängig davon, in welchem Format oder
mit welchem Programm sie gespeichert wurden.
7. Bestätigen Sie die letzte Abfrage, und die Daten
werden aus der Access-Datenbank in eine Excel-Arbeits-
mappe geschrieben.
15.2.2 Aus anderen Quellen
Unter diesem Symbol, das ebenfalls auf der Registerkarte
Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen zur Auswahl
steht, finden Sie eine Zusammenfassung aller
Datenquellen, mit denen Excel eine dynamische Verbindung
eingehen kann.
» Von SQL-Server: Klicken Sie hier, um eine
Verbindung zu einem SQL-Server herzustellen und Tabellen
von diesem zu importieren. Wie bei Access wird eine
Verknüpfung zur Datenquelle aufgebaut.
» Von Analysis Service: Mit diesem Symbol erstellen
Sie eine Verbindung zum OLAP-Dienst des
SQLServers zum Abruf der Daten aus einem »Würfel«
(Cube). Das fist die Bezeichnung für die
multidimensionale Datenbank. Excel kann diese Cube-Daten in
Tabellen oder direkt in PivotTable-Berichte integrieren.
» Vom XLM-Datenimport: Öffnen Sie unter diesem
Symbol eine gespeicherte XML-Datei, und wandeln
Sie die XML-Daten in Excel-Tabellen um.
Der größte Vorteil der Abfrage liegt in der dynamischen
Verknüpfung: Nicht die »toten« Daten werden aus den
Datenbanken geholt, das führt schnell zum Aktualitäts-
verlust und erfordert immer wieder manuelles
Eingreifen (Copy&Paste). Die Abfrage gräbt einen Tunnel
zwischen den Applikationen, über den die Daten regelmäßig
aktualisiert werden. Der »Fluchthelfer« fist Microsoft
Query, ein Add-In, das wir später noch beschreiben.
 
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