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15.4 Mit externen Daten arbeiten
Query-Abfrage speichern
Zusätzliche Eigenschaften für die Abfrage legen Sie mit
der Menüoption Ansicht/Abfrageeigenschaften fest:
» Nur eindeutige Werte: Kommen Datensätze
mehrfach vor, werden sie im Abfrageergebnis nur einmal
aufgeführt.
» Datensätze gruppieren: Alle ähnlichen Werte in
einem Feld werden gruppiert. Für diese Option können
Sie auch das Gruppierungssymbol verwenden, das
mit jedem Klick die nächste Gruppierungsart
anwendet ( Summe , Anzahl , Mittelwert etc.). Entfernen Sie
die Gruppierung wieder mit Datensätze/Spalte
bearbeiten . Geben Sie hier als Ergebnis Für alle an.
Speichern Sie Ihre fertig gestaltete Abfrage mit dem
Speichersymbol (Diskette) oder unter Datei/Speichern .
Der Zielort für die Abfragedateien fist der Ordner
Laufwerk:Dokumente und Einstellungen\Benutzerna-
me\Anwendungsdaten\Microsoft\Abfragen .
Sie können aber auch jeden anderen Ordner zum
Speicherort erklären. Damit fist Ihre Abfrage gesichert und
kann jederzeit wieder nach dem Aufruf von MS Query
eingelesen und ausgeführt werden. Die Endung für
Abfragedateien fist .dqy .
Sie können nun die Abfrage über das Menü Datei
schließen und eine neue Abfrage gestalten oder das
Abfragefenster schließen und damit MS Query beenden. Der
letzte Befehl im Datei -Menü heißt Beenden , wenn MS
Query nicht aus Excel heraus gestartet wurde.
Query-Datensätze sortieren
Um die Datensätze eines Abfrageergebnisses zu
sortieren, wählen Sie den gleichnamigen Befehl aus dem
Menü Datensätze :
1. Wählen Sie Datensätze/Sortieren .
15.4 Mit externen Daten arbeiten
2. Geben Sie die zu sortierende Abfragespalte an, und
bestimmen Sie die Reihenfolge. Klicken Sie auf
Hinzufügen , um die Sortierung in die Liste unten
aufzunehmen. Fügen Sie so alle gewünschten
Sortierungen ein.
Die Daten aus der ODBC-Verbindung bearbeiten Sie
zwar mit allen Werkzeugen, die Excel zur Verfügung
stellt, beachten Sie aber, dass die Quelle immer wieder
neue Daten liefert (Zeitpunkt und Intervall bestimmen
Sie). Formatierungen und Zahlenformate können mit
der Aktualisierung wieder verloren gehen,
Zwischenergebnisse tun es mit Sicherheit. Der Abfragebereich wird
von der ODBC-Quelle verwaltet.
3. Klicken Sie auf Entfernen , um eine Sortierung
wieder zu löschen.
Die Datensätze werden sofort sortiert, sobald eine
Sortierung eingefügt wird. Verwenden Sie auch die
Schaltflächen für auf- und absteigende Sortierung.
Neue Daten werden kommentarlos in die Tabelle
eingefügt. Wenn zwischenzeitlich in Access Datensätze
angefügt wurden, sind diese automatisch wieder in der
Tabelle enthalten. Wurden Datensätze gelöscht, reduziert
sich das Abfrageergebnis ebenfalls, die zuvor
enthaltenen Datensätze werden automatisch gelöscht.
Query-Abfragekriterien
Um die Abfrage mithilfe von Kriterien von bestimmten
Werten in der Datenquelle oder von logischen
Operatoren oder Bedingungen abhängig zu machen, definieren
Sie Abfragekriterien. Ein Kriterium fist eine
Vereinbarung, die erfüllt sein muss, damit die Abfrage den
Datensatz wiedergibt.
15.4.1 Nicht in Bereich konvertieren
Wandeln Sie das Verbindungsergebnis nicht in einen
Bereich um. Wenn Sie in den Tabellentools unter Tools/
Bereich konvertieren versuchen, aus der Tabelle einen
Bereich zu machen, erhalten Sie eine Warnmeldung.
Bestätigen Sie diese mit Ja, wird die Verknüpfung zur
Quelle entfernt, und die Liste fist ab sofort unabhängig
von der ODBC-Datenquelle.
Für die Kriterien steht in der Mitte des Auswahlfensters
ein Kriterienbereich zur Verfügung. Dieser Bereich wird
standardmäßig nicht angezeigt, öffnet sich aber
automatisch, wenn Sie Kriterien anwenden. So aktivieren Sie
den Kriterienbereich:
Wählen Sie Ansicht/Kriterien, oder klicken Sie auf das
Symbol Kriterien ein-/ausblenden .
 
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