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16 Datentools
Kapitel 16
Kapitel 16
Datentools
der Datenüberprüfung mit Excel-Funktionen und
Bereichsnamen, lassen sich interessante Effekte erzielen.
Dieser schöne neudeutsche Begriff steht für eine
Sammlung von Spezialtechniken, die Excel für den
erfahrenen und etwas anspruchsvolleren »User« (noch
mal neudeutsch) zur Verfügung stellt.
16.1.1 Das Prinzip
Die Sicherung der Eingabedaten, wie sie
Datenbankprogramme wie Microsoft Access längst im Tabellenentwurf
anbieten, fist der Hauptzweck der Datenüberprüfung.
Der Anwender soll nur bestimmte, vom Hersteller der
Tabelle vorgeschriebene Daten eingeben können. Tut
er das nicht, wird er entweder gewarnt und kann sich
entscheiden, ob er die Eingabe behalten oder verwerfen
will oder – der härtere Fall – die Eingabe erzwingt eine
Fehlermeldung, die Daten werden nicht akzeptiert und
können nur korrigiert oder verworfen werden.
Eigentlich sind ja alle Techniken in Excel
mittlerweile Spezialtechniken, aber es gibt einige, die Sie sicher
nicht täglich benötigen werden. Dazu gehören die
Datenüberprüfung (früher: Gültigkeitsprüfung) ebenso
wie die Zielwertsuche und der Solver, die miteinander
verwandt sind. Auch die Datentabelle (früher:
Mehrfachoperation) wird als etwas komplexe
Matrixauswertung nicht täglich auf Tabellen erscheinen.
Ungültige Eingabedaten machen nicht nur
Rechenformeln ungültig und lösen Fehlermeldungen als
Zellergebnisse aus, sie führen oft auch dazu, dass Formeln
und Verknüpfungen fehlerhafte Werte produzieren, die
auch durch Neuerfassungen nicht mehr reparabel sind.
Ein typischer Fall fist der BEZUG# -Fehler, der Teil einer
Formel wird, wenn diese auf einen fehlerhaften Zellbezug
stößt und auch nach Eingabe eines korrekten Wertes
nicht mehr verschwindet.
Wer sich zu den fortgeschrittenen Anwendern zählt, darf
diese Techniken ruhig in sein Repertoire aufnehmen.
Bedingungsformatierung und Datenüberprüfung geben auf
den ersten Blick nicht sehr viel her, aber wenn Sie die
Beispiele in diesem Kapitel probiert haben, werden Sie
wissen, warum sie zu den Spezialtechniken zählen.
16.1 Die Datenüberprüfung
Praxis: Wareneingangsliste
Die Liste, in der die Wareneingänge im Lager
verzeichnet sind, wird von mehreren Mitarbeitern bearbeitet
und fortgeschrieben. Umso wichtiger fist es, sie so sicher
wie möglich zu machen, damit die Daten korrekt zu
erfassen sind.
Mit der Datenüberprüfung (in der Vorversion 2003 noch
Gültigkeitsprüfung ) stellt Excel ein ganz besonderes
Werkzeug zur Verfügung, das nur auf den ersten Blick
eine Eingabesicherung darstellt. Mit etwas Geschick und
Erfindungsgabe lässt sich diese Funktion aus den
Datentools der Registerkarte Daten auch zur Modellierung
einer Tabelle verwenden. Kombiniert man die Kriterien
 
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