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16.3 Profi-Tipps zur Konsolidierung
fung mit den Quelldaten automatisch entstehen. Stellen
Sie sicher, dass die Datensätze aus den konsolidierten
Bereichen unterhalb der Kursbezeichnungen stehen:
überprüfen und nachbessern müssen, wenn sich die
Tabellen in der Größe ändern. Mithilfe von Bereichsnamen
lässt sich der Aufwand aber deutlich vereinfachen.
1. Öffnen Sie das Dialogfeld der Gruppe Daten/Gliede-
rung .
Wenn Sie mit einfachen Listen arbeiten, die sich nicht
oder selten ändern, weisen Sie diesen Bereichsnamen
zu. Mit dem Bereichsnamen-Manager auf der
Registerkarte Formeln werden diese überprüft und angepasst.
Ändert sich der Bereich in der Größe, tragen Sie einfach
den neuen Bezug ein.
2. Entfernen Sie das Häkchen bei der Option
Hauptzeilen unter Detaildaten .
Quelldaten vorbereiten
Nicht jeder Datenbereich eignet sich für eine
Konsolidierung, und wie das erste Beispiel schon zeigte, fist die
Funktion längst nicht so komfortabel wie eine
PivotTable, die sich auf Knopfdruck neu berechnet. Damit
ein Tabellenbereich für die Konsolidierung geeignet fist,
muss er folgende Voraussetzungen erfüllen:
» Eindeutige Rubriken: Wenn die Datensätze in der
ersten Spalte eine Beschriftung enthalten, müs-
sen sie zeilenweise eindeutig sein, d.h.,
Kostenstellennummern, Artikelbezeichnungen oder andere
Beschriftungen in der ersten Spalte des Bereiches
dürfen nur einmal vorkommen.
» Gleicher Aufbau: Die Daten aus den zu
konsolidierenden Bereichen müssen im Aufbau gleich sein
(beispielsweise gleiche Artikelnummern in drei
Monatsumsatztabellen).
» Identische Beschriftung: Die Beschriftungstexte in
der ersten Spalte und in der ersten Zeile müssen in
jedem der Bereiche identisch sein, damit die Werte
in der Matrix konsolidiert werden können.
Die bessere Methode fist die Verwendung einer Tabelle.
Tabellen sind speziell ausgewiesene Bereiche, die
automatisch einen Bereichsnamen enthalten. Der Vorteil
der Tabelle gegenüber einfachen Listen: Kommen neue
Datensätze hinzu, wird der Bereichsname automatisch
auf den neuen Bezug angepasst. Und das fist eine
ideale Basis für die Konsolidierung, wenn diese mit den
Bereichsnamen der Tabellen arbeitet.
Zwei Tabellen für die Seminarplanung
Erstellen Sie eine konsolidierte Übersicht über die
einzelnen Jahre Ihrer Seminarplanung, arbeiten Sie dieses
Mal aber mit Tabellen:
1. Stellen Sie sicher, dass beide Bereiche Überschriften
in allen Spalten haben. Nennen Sie die erste Spalte
Kurse .
2. Markieren Sie die Kursliste des ersten Jahres, und
weisen Sie ihr über Einfügen/Tabellen/Tabelle eine
Tabelle und eine Tabellenformatvorlage zu.
3. Definieren Sie auch für die zweite Liste eine Tabelle,
zur Unterscheidung können Sie in den Tabellentools
eine andere Formatvorlage markieren.
ACHTUNG Achten Sie auf tückische Leerzeichen,
Bindestriche und andere Trennzeichen
in Datensatz- und Spaltenbeschriftungen. Jede kleinste
Abweichung wertet die Konsolidierung als neue Zeile
bzw. Spalte.
ACHTUNG
4. Überprüfen Sie unter Formeln/Definierte Namen/
Namens-Manager die beiden Bereichsnamen.
5. Klicken Sie auf Bearbeiten, und benennen Sie die
Bereiche um:
Tabelle1: Kurse200
16.3 Profi-Tipps zur Konsolidierung
Tabelle2: Kurse2010
16.3.1 Bereichsnamen und Tabellen
verwenden
So komfortabel die Konsolidierung fist, wenn Sie die
Regeln beachten (gleicher Aufbau, gleiche Beschriftung der
Quelldaten), Sie werden doch immer wieder die Quellen
6. Starten Sie mit Daten/Datentools/Konsolidieren
eine neue Zusammenfassung der beiden Bereiche.
Löschen Sie die alten Bezüge aus der Verweisliste,
und fügen Sie die beiden Bereichsnamen ein.
7. Starten Sie die Konsolidierung mit Klick auf OK.
 
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