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Dokumente für die Veröffentlichung vorbereiten
Wenn eine Arbeitsmappe nicht nur für die eigene Verwendung vorgesehen ist, gibt es
eine Reihe von Maßnahmen, um eine Verteilung des Dokuments vorzubereiten. Zum
einen lassen sich bestimmte Metadaten mit dem Dokument verknüpfen, die eine ord-
nungsgemäße Ablage und ein schnelles Finden gewährleisten. Dies wurde bereits in Ab-
schnitt 2.7, »Umgang mit Dokumenten«, behandelt.
Andererseits kann es auch erwünscht sein, bestimmte Daten oder Metadaten vor der
Verbreitung des Dokuments wieder zu entfernen. Bei brisanten Informationen wird es
möglicherweise sinnvoll sein, sie nur verschlüsselt abzuspeichern, um einen unbefugten
Zugriff zu verhindern. Eine weitere Absicherung kann eine digitale Signatur sein, mit
deren Hilfe sichergestellt wird, dass das Dokument auf seinem Weg zu anderen Nutzern
nicht manipuliert oder beschädigt wurde.
Insbesondere wenn mehrere Personen an der Abfassung eines Dokuments beteiligt wa-
ren, ist es praktisch, den Abschluss der Arbeit explizit festzustellen und die beteiligten
Personen darüber zu benachrichtigen.
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Sollen Daten mit Anwendern älterer Excel-Versionen ausgetauscht werden, ist es sinn-
voll, die Kompatibilität der Arbeitsmappe zu diesen Versionen vor der Weitergabe zu
prüfen.
Abbildung 12.1 Optionen für die Vorbereitung der Dokumentverteilung
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